12 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące szkoleń BHP, ogłoszone 27 listopada 2025 r. Jest to zmiana, która w praktyce ułatwi funkcjonowanie pracodawcom, służbom BHP oraz kadrom. Najważniejsza nowość polega na dopuszczeniu potwierdzania instruktażu ogólnego i stanowiskowego również w formie elektronicznej. Dotychczas stosowane papierowe potwierdzenia nie zawsze były wygodne, a w wielu firmach procesy już dawno przeszły do świata cyfrowego. Dlatego możliwość legalnego stosowania potwierdzeń elektronicznych jest znaczącym ułatwieniem. Zmiana wprowadza więcej porządku, eliminuje papierologię i odpowiada na potrzeby nowoczesnej organizacji dokumentów.

Szkolenia BHP – co dokładnie zmienia nowe rozporządzenie

Zmiana rozporządzenia precyzuje, że pracownik oraz kierownik mogą potwierdzić odbycie oraz przeprowadzenie instruktażu zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. To rozwiązanie w pełni legalizuje praktyki stosowane już w wielu firmach, w których dokumentacja funkcjonuje w systemach elektronicznych. W praktyce zmniejsza to liczbę fizycznych dokumentów, potrzebę drukowania oraz obsługi papierowych kart szkolenia. Dzięki temu obsługa szkoleń wstępnych staje się szybsza i prostsza, a dokumenty mogą być lepiej uporządkowane.

Co dokładnie wchodzi w życie:

1️⃣ Podpisy elektroniczne zamiast papierowych potwierdzeń
Pracownik i kierownik potwierdzają odbycie oraz przeprowadzenie instruktażu w formie papierowej lub elektronicznej. Jest to zgodne z kierunkiem cyfryzacji dokumentacji HR i BHP.

2️⃣ Jak to ma wyglądać w praktyce?

• przy potwierdzeniu papierowym – klasyczna karta szkolenia,
• przy potwierdzeniu elektronicznym – adnotacja w karcie szkolenia wstępnego i dołączenie elektronicznego dokumentu potwierdzającego (np. skan, e-mail, PDF podpisany elektronicznie).

3️⃣ Gdzie przechowujemy dokumenty?
Wszystkie dokumenty trafiają do akt osobowych pracownika – niezależnie od tego, czy są papierowe, czy elektroniczne.

4️⃣ Kiedy obowiązuje?
Zmiany zaczynają obowiązywać 14 dni od ogłoszenia, czyli 12 grudnia 2025 r.

Szkolenia BHP – co oznacza zmiana dla pracodawców i służb BHP

Wprowadzone przepisy oznaczają możliwość całkowitego odejścia od papierowej formy instruktażu. To ułatwia pracę działów HR i BHP oraz wprowadza większą przejrzystość dokumentacji. Zmiana wpisuje się także w oczekiwania dotyczące cyfrowych audytów i kontroli, które stają się coraz bardziej powszechne. Dzięki możliwości stosowania dokumentów elektronicznych można usprawnić archiwizację, uniknąć problemów z nieczytelnymi podpisami oraz uprościć procedury. Jest to drobna zmiana w przepisach, ale mająca duże znaczenie dla praktyki w firmach.

Co to oznacza dla pracodawców i BHP-owców?

✔️ możliwość odejścia od papierowej formy instruktażu
✔️ łatwiejsza archiwizacja w aktach osobowych
✔️ zgodność z coraz częstszymi audytami cyfrowymi
✔️ mniejszy chaos w dokumentach i brak podpisów „na kolanie”

To niewielka zmiana, ale o dużym znaczeniu praktycznym, która usprawni codzienną pracę i uporządkuje obieg dokumentów.

zapytaj@srw.pl / 661 614 615
ul. Karola Miarki 20, 43-190 Mikołów