Czwartki z KSeF: Tryby wystawiania faktur w KSeF: online, offline24, awarie i terminy

Tryby wystawiania faktur w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę wdrożenia, a dla wielu podatników nadal pozostaje źródłem niepewności. Jednym z najczęstszych pytań jest to, kiedy należy wysłać fakturę do KSeF i co zrobić, gdy nie jest to możliwe w dniu jej wystawienia.

Ustawodawca przewidział różne scenariusze działania – od standardowej pracy w czasie rzeczywistym, po sytuacje awaryjne, przerwy techniczne czy problemy po stronie podatnika. Zrozumienie trybów pracy w KSeF jest kluczowe, ponieważ każdy z nich wiąże się z innymi terminami, obowiązkami oraz zasadami udostępniania faktur nabywcom.

Tryby pracy w KSeF

W systemie KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur:

Tryb ONLINE
Tryb OFFLINE

Tryb ONLINE – jest to podstawowy tryb wysyłania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. To wystawianie faktur w czasie rzeczywistym. Data wystawienia jest ta sama co dzień wysłania faktury do KSeF.

Jeden kod na fakturze wystawionej w trybie online

Na fakturze wystawianej w trybie online, przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF znajdzie się jeden kod QR – zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z napisem zawierającym numer KSeF faktury.

Tryb OFFLINE – polega na wystawieniu faktury poza systemem KSeF, a następnie przesłaniu jej do systemu w terminie określonym w przepisach.

Ustawa przewiduje kilka procedur szczególnych, które umożliwiają takie działanie zgodnie z prawem:

tryb offline24,
tryb offline – (czasowa) niedostępność KSeF,
tryb awaryjny.

Warto odróżnić tryb offline24 (problemy podatnika) od offline (zaplanowane prace KSeF) oraz trybu awaryjnego (nieplanowana awaria systemu), które mają inne ramy czasowe na przesłanie dokumentów.

Dwa kody na fakturze offline

Na fakturze wystawianej w trybie offline – niedostępność KSeF, offline24 lub w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) znajdą się dwa kody:

pierwszy z napisem „OFFLINE”,
drugi z napisem „CERTYFIKAT”.

Od strony technicznej i systemowej tryb offline24, offline – (niedostępność KSeF) i tryb awaryjny – to w istocie jeden tryb offline. Z tego względu przyjęto jedno, wspólne oznaczenie „OFFLINE” pod kodem QR.

Jeden kod na fakturze „offline”, która została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF

Na fakturze wystawianej w trybie offline -niedostępność KSeF, offline24 lub w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu jej do systemu znajdzie się wyłącznie jeden kod QR – z napisem zawierającym numer KSeF faktury.

Tryb offline24 – elastyczne rozwiązanie dla przedsiębiorców

Tryb offline24 jest to rozwiązanie pozwalające na wystawianie faktur ustrukturyzowanych (FA(3)) poza systemem w przypadku:

braku internetu,
awarii,
gdy występuje problem techniczny po stronie podatnika.

Najważniejsze zasady offline24

Faktury takie wymagają oznaczenia dwoma kodami QR (jeden do weryfikacji, drugi – certyfikat)
faktury należy przesłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego po ich wystawieniu,
data wystawienia pozostaje datą wskazaną na fakturze (mimo późniejszego wysłania).

Faktura korygująca w trybie offline24

Faktura korygująca może zostać wystawiona również w trybie offline24. W takim przypadku obowiązuje zasada analogiczna jak przy fakturze pierwotnej – fakturę korygującą należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, konieczne jest zachowanie właściwej kolejności działań. W pierwszej kolejności należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF, aby system nadał jej numer KSeF ID. Dopiero po nadaniu tego numeru możliwe jest wystawienie faktury korygującej.

W treści faktury korygującej należy wskazać m.in. numer KSeF faktury korygowanej, co pozwala na prawidłowe powiązanie dokumentów w systemie.

Tryb offline – (czasowa) niedostępność KSeF

W przypadku planowanych przerw technicznych KSeF informacje o niedostępności systemu będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

Jak fakturować?

faktury wystawia się zgodnie z obowiązującymi terminami,
należy zachować strukturę logiczną KSeF,
faktury należy przesłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.

Faktura wystawiona w trybie offline udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Faktura korygująca w trybie offline

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

Tryb awaryjny – gdy KSeF przestaje działać

Czym jest tryb awaryjny?

Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, potwierdzonej komunikatem w BIP oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF.

Obowiązki podatnika

wystawianie faktur zgodnie z terminami i strukturą KSeF,
opatrzenie wizualizacji dwoma kodami QR,
dosłanie faktury do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Data odbioru faktury

Za datę odbioru uznaje się:

datę faktycznego otrzymania wizualizacji przez nabywcę lub
datę nadania numeru KSeF ID – jeżeli nastąpiła wcześniej.

Faktury korygujące

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie awaryjnym.
Fakturę korygującą fakturę wystawioną w trybie awaryjnym wystawia się po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF.

Awaria całkowita KSeF

Szczególną sytuacją jest awaria całkowita KSeF, ogłoszona w środkach masowego przekazu. W takim przypadku faktury są wystawiane całkowicie poza systemem KSeF.

Zasady postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie 1 lutego 2026 r.

Podatnik wystawiający fakturę w trybie awarii całkowitej:

wystawia fakturę w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
nie ma obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
nie ma obowiązku przesyłania faktury do KSeF po ustaniu awarii,
przekazuje fakturę nabywcy poza KSeF, np.:
- osobiście,
- e-mailem,
- innym alternatywnym kanałem komunikacji.

Komunikaty o awarii w tym trybie będą publikowane m.in.:

w telewizji,
radiu,
prasie,
Internecie.

Taka forma komunikacji zostanie zastosowana wówczas, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie informacji o awarii w Biuletynie Informacji Publicznej MF ani w oprogramowaniu interfejsowym KSeF.

Brak kodów QR

Faktury papierowe lub elektroniczne wystawiane w czasie awarii całkowitej i przekazywane nabywcy poza KSeF nie są opatrywane kodami QR.

Jest to zasadnicza różnica w porównaniu do faktur wystawianych w:

trybie offline24,
trybie offline (czasowa niedostępność KSeF),
trybie awaryjnym,

gdzie obowiązek stosowania kodów QR nadal występuje.

Faktura korygująca w czasie awarii całkowitej

Jeżeli w okresie awarii całkowitej powstanie konieczność wystawienia faktury korygującej, również taka faktura korygująca jest wystawiana poza KSeF, na zasadach analogicznych jak faktura pierwotna.