Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza jednolite zasady wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Aby korzystać z systemu, nie trzeba zakładać osobnego konta, jednak konieczne jest prawidłowe uwierzytelnienie oraz nadanie odpowiednich uprawnień.

Uwierzytelnienie w KSeF – co warto wiedzieć

Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości osoby fizycznej lub podmiotu uzyskującego dostęp do KSeF. Forma uwierzytelnienia zależy od rodzaju podmiotu.

Osoby fizyczne mogą uwierzytelnić się przy użyciu:

• Profilu Zaufanego (a od 1 kwietnia 2026 r. również przez Węzeł Krajowy – SSO),
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• tokena KSeF (rozwiązanie przejściowe – dostępne do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki) korzystają z:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena KSeF,
• certyfikatu KSeF.

W każdej firmie funkcjonuje jeden administrator (najczęściej właściciel lub osoba wskazana w ZAW-FA), który posiada pełne uprawnienia i może nadać dostęp innym osobom w określonym zakresie.

Certyfikat KSeF – czym jest i do czego służy

Certyfikat KSeF to narzędzie kryptograficzne wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Umożliwia bezpieczne, automatyczne i wydajne korzystanie z systemu.

Wyróżniamy dwa typy certyfikatów KSeF:

1. Certyfikat do uwierzytelnienia
Służy do logowania do systemu (sesje interaktywne i wsadowe).

2. Certyfikat do wystawiania faktur offline
Umożliwia wystawianie faktur w trybie offline (np. w trybie awaryjnym) i jest niezbędny do generowania kodów QR.

Certyfikaty te są rozdzielne – nie ma możliwości połączenia obu funkcji w jednym certyfikacie.

Nadawanie uprawnień w KSeF

Prawidłowe działanie KSeF wymaga nadania użytkownikom odpowiednich uprawnień. Bez nich nie jest możliwe wystawianie ani odbieranie faktur.

Jakie uprawnienia można nadać?

Uprawnienia określają zakres czynności, jakie dana osoba lub system może wykonywać, m.in.:

• wystawianie faktur,
• odbieranie i przeglądanie faktur,
• zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników,
• korzystanie z KSeF przez systemy księgowe.

Uprawnienia można przypisać:

• osobom fizycznym (np. pracownikom),
• systemom informatycznym (token KSeF).

Zakres uprawnień można w dowolnym momencie zmienić lub cofnąć.

Jak wygląda proces nadania uprawnień?

Po zalogowaniu do KSeF administrator przechodzi do zakładki Uprawnienia, a następnie wybiera opcję Nadaj uprawnienie. System umożliwia m.in.:

• nadanie dostępu pracownikowi do wystawiania i przeglądania faktur,
• przyznanie uprawnień przedstawicielowi podatkowemu,
• nadanie uprawnień do samofakturowania lub faktur VAT RR.

Uprawnienia są widoczne w panelu Zarządzaj uprawnieniami, gdzie można je kontrolować i aktualizować.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy?

• Brak nadanych uprawnień = brak możliwości pracy w KSeF,
• odpowiednie przygotowanie eliminuje ryzyko przestojów w fakturowaniu,
• wcześniejsze wdrożenie pozwala uniknąć problemów w momencie wejścia obowiązku e-faktur.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF, nadaniu uprawnień lub doborze odpowiedniej formy uwierzytelnienia – skontaktuj się z nami.

Szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące uwierzytelnienia oraz nadawania uprawnień w KSeF znajdziesz w załączonych plikach poniżej.

zapytaj@srw.pl / 661 614 615
ul. Karola Miarki 20, 43-190 Mikołów