Czwartki z KSeF: Certyfikaty – czym są, do czego służą i jak je uzyskać

Czytaj

Do czego służy certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF będzie wykorzystywany do:

uwierzytelniania w systemie KSeF (jako jedna z metod logowania – obok podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej oraz Profilu Zaufanego),
wystawiania faktur w trybach szczególnych, tj.:
- offline24,
- offline – niedostępność systemu,
- tryb awaryjny KSeF.

W powyższych trybach certyfikat będzie obowiązkowy, ponieważ umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury.

Uwierzytelnianie certyfikatem oraz jego użycie przy fakturach offline będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.

Certyfikat może być również wykorzystywany w narzędziach komercyjnych do wystawiania e-Faktur, zintegrowanych z API KSeF 2.0.

W jaki sposób uzyskać certyfikat KSeF?

Wejdź na stronę Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU):
https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Zaloguj się za pomocą jednego z narzędzi:
- Profil Zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
Po zalogowaniu:
- wskaż, dla kogo składasz wniosek (firma lub osoba fizyczna),
- wybierz rodzaj certyfikatu:
  - do logowania do KSeF,
  - do pracy offline,
- ustal nazwę certyfikatu oraz hasło do klucza prywatnego,
- kliknij „Generuj”, aby wygenerować klucz prywatny.
Podpisz dokumenty (Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) i wyślij wniosek przez MCU.
Po przetworzeniu wniosku:
- pobierz plik certyfikatu (.crt),
- pobierz plik klucza prywatnego (.key).

Uwaga: certyfikat należy przechowywać w bezpiecznym miejscu – utrata klucza prywatnego uniemożliwia korzystanie z certyfikatu.

Dostęp do KSeF

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)	Spółki i inne podmioty
W wielu przypadkach uprawnienia są nadawane automatycznie Wystarczy zalogować się do KSeF przez login.gov.pl	Jeśli podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej: należy złożyć formularz ZAW-FA Certyfikat jest wymagany do pełnej obsługi KSeF

Generowanie certyfikatów w MCU jest rozwiązaniem tymczasowym, przewidzianym na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. (KSeF 2.0) proces generowania certyfikatów zostanie przeniesiony do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej obowiązywania.

Kto może wystąpić o certyfikat KSeF?

osoby fizyczne zgłoszone wcześniej na formularzu ZAW-FA,
osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki), uwierzytelnione pieczęcią kwalifikowaną.

Podmiot lub osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF może również wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu.

Typy certyfikatu KSeF

Certyfikat typu 1 – uwierzytelnienie
Przeznaczony do uwierzytelniania się w systemie KSeF jako jedna z dopuszczalnych metod, zarówno w sesji interaktywnej, jak i wsadowej. System uwzględnia uprawnienia powiązane z identyfikatorem podatkowym (NIP lub PESEL) zapisanym na certyfikacie oraz ich wzajemne powiązanie.

Certyfikat typu 2 – offline
Wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach offline (offline24, niedostępność systemu, tryb awarii KSeF).

Certyfikaty obu typów są generowane osobno. Nie ma możliwości wygenerowania jednego certyfikatu obejmującego oba zastosowania. Dla ułatwienia rozróżnienia certyfikaty będą zawierały w atrybucie CN dopisek „uwierzytelnianie” lub „offline”.

Certyfikat dla osoby fizycznej lub podmiotu

osoba fizyczna identyfikowana numerem NIP (np. JDG) lub numerem PESEL,
podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka), po uwierzytelnieniu pieczęcią kwalifikowaną.

Przykłady:

Spółka może pobrać kilka certyfikatów wydanych na swoje dane i udostępnić je pracownikom. W takim przypadku w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki.
Jeżeli certyfikat zostanie wydany pracownikowi, w KSeF widoczne będą dane osoby fizycznej działającej w imieniu spółki.

Certyfikaty KSeF są elektronicznymi poświadczeniami tożsamości i zawierają dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu.

Certyfikaty KSeF a tokeny

Token to specjalny ciąg znaków służący do uwierzytelnienia w systemie KSeF lub systemach księgowych. Rozwiązanie to będzie funkcjonować do 31 grudnia 2026 r.

od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie korzystanie zarówno z certyfikatów KSeF, jak i tokenów,
docelowo, od 1 stycznia 2027 r., pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.

Porównanie: certyfikat KSeF a token

Obszar	Certyfikaty KSeF	Tokeny KSeF
Charakter rozwiązania	Certyfikat kryptograficzny (środek uwierzytelnienia)	Ciąg znaków (token dostępu)
Status rozwiązania	Docelowe rozwiązanie w KSeF 2.0	Rozwiązanie przejściowe
Dostępność	Od 1 lutego 2026 r. (w MCU od XI 2025)	Do 31 grudnia 2026 r.
Logowanie do KSeF	✔ Tak (API, sesja wsadowa)	✔ Tak
Faktury offline (offline24, awaria)	✔ Wymagane	❌ Nieobsługiwane
Tryby szczególne wystawiania faktur	✔ Tak	❌ Nie
Identyfikacja wystawcy faktury	✔ Tak (osoba lub podmiot)	❌ Ograniczona
Typy	Typ 1 – uwierzytelnienie Typ 2 – offline	Jeden rodzaj
Ważność	Maks. 2 lata	Do 31 grudnia 2026 r.
Przypisanie	Do osoby (PESEL/NIP) lub podmiotu (NIP)	Do podatnika
Możliwość pracy w wielu podmiotach	✔ Tak	❌ Ograniczona
Bezpieczeństwo	✔ Wysokie (kryptografia)	◼ Średnie
Zastosowanie po awarii KSeF	✔ Tak	❌ Nie