Czwartki z KSeF: Wystawienie faktury – jak wygląda to w praktyce?

Czytaj

KSeF 2.0 Faktura – najważniejsze informacje

Faktura jest podstawowym dokumentem rozliczeniowym w obrocie gospodarczym. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT zawiera ona określone, obowiązkowe elementy, które umożliwiają prawidłowe rozliczenie podatku VAT. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wszystkie te elementy są odwzorowane w obowiązującej strukturze FA (3). Oznacza to, że bez uzupełnienia wymaganych danych system nie pozwoli na wystawienie faktury.

Od:

  • 1 lutego 2026 r. – dla wybranych podatników
  • 1 kwietnia 2026 r. – dla większości firm

faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Samo wystawienie faktury w programie księgowym nie będzie wystarczające – faktura musi zostać przesłana do KSeF.

Wystawienie faktury – jak wygląda to w praktyce?

Wystawianie faktury – program zewnętrzny:

  1. Wystawiasz fakturę w swoim programie (np. Subiekt, FakturaXL lub innym).
  2. Zatwierdzasz fakturę.
  3. Program łączy się z KSeF i wysyła fakturę na serwer Ministerstwa Finansów.
  4. System nadaje fakturze unikalny numer KSeF ID.

Przykład numeru KSeF ID (numer techniczny):
KSeF: 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF
(Numer ma charakter przykładowy i jest nadawany automatycznie przez system KSeF.)

!!! Dopiero po nadaniu numeru KSeF ID faktura jest uznana za wystawioną i istnieje prawnie.

Wystawianie faktur bezpośrednio w systemie KSeF:

  1. Logujesz się do systemu KSeF (np. przez Profil Zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis).
  2. Wybierasz opcję „Wystaw fakturę”.
  3. Ręcznie uzupełniasz wszystkie wymagane dane, m.in.:
    • dane sprzedawcy i nabywcy,
    • datę sprzedaży lub wykonania usługi,
    • datę wystawienia,
    • nazwę towaru lub usługi,
    • kwoty netto, VAT i brutto.
  4. Zatwierdzasz fakturę.
  5. System nadaje fakturze numer KSeF ID, a faktura zostaje zapisana w KSeF.

Należy jednak pamiętać, że:

  • system nie zapamiętuje kontrahentów,
  • nie zapisuje opisów usług ani towarów,
  • nie pilnuje numeracji faktur,
  • nie umożliwia tworzenia szablonów.

Dlatego korzystanie z własnego programu księgowego jest znacznie wygodniejsze.
Kody QR na fakturach KSeF

Kod QR jest elementem wizualizacji faktury wystawionej w KSeF i pojawia się dopiero po skutecznym przesłaniu faktury do systemu oraz nadaniu numeru KSeF ID.

Każda faktura ustrukturyzowana będzie zawierała kod QR, który umożliwia szybkie:

  • potwierdzenie autentyczności faktury,
  • dostęp do danych faktury w KSeF,
  • weryfikację numeru KSeF ID.

Kiedy kod QR się pojawia?

  • ✔ po wysłaniu faktury do KSeF,
  • ✔ po nadaniu numeru KSeF ID,
  • ✖ nie występuje na fakturach niewysłanych do KSeF.

Ważne informacje

  • Faktura bez wysłania do KSeF nie istnieje prawnie.
  • Do wystawienia faktury konieczny jest dostęp do Internetu.
  • W przypadku braku dostępu (np. awaria) fakturę należy przesłać do KSeF niezwłocznie po przywróceniu połączenia.

Co się zmieni w praktyce?

  • Nie będzie możliwości wystawiania faktur wstecz (np. 10 października z datą wystawienia 5 października).
  • Można wskazać wcześniejszą datę sprzedaży lub wykonania usługi, ale data wystawienia musi być bieżąca.
  • Faktury muszą być wystawiane na bieżąco i terminowo.

Gdzie znajduje się faktura po wystawieniu?

  • Faktura trafia do „chmury” Ministerstwa Finansów.
  • Jest widoczna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
  • Nie ma potrzeby drukowania ani wysyłania faktury e-mailem – odbiorca widzi ją w swoim KSeF.

KSeF 2.0 – faktury z załącznikiem

Od 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło w e-Urzędzie Skarbowym możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem w systemie KSeF 2.0.

Kiedy można wystawiać faktury z załącznikiem?
Faktury z załącznikiem będzie można wystawiać dopiero po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym i jego zatwierdzeniu przez Ministerstwo Finansów.

Czas rozpatrzenia zgłoszenia: do 3 dni roboczych
Informacja o statusie zgłoszenia: przesyłana e-mailem na adres wskazany we wniosku

Kto może złożyć zgłoszenie?

  • osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (posiadająca NIP) – we własnym imieniu,
  • spółka lub inny podmiot – za pośrednictwem użytkownika konta organizacji (UKO).

Jakie informacje zawiera zgłoszenie?

  • dane podatnika oraz adres e-mail,
  • rodzaj działalności (np. energia, telekomunikacja, paliwa),
  • przewidywane parametry techniczne:
    • średnią miesięczną liczbę faktur z załącznikiem,
    • średni rozmiar faktury (w KB).

Rezygnacja z faktur z załącznikiem
Jeśli podatnik zdecyduje się zaprzestać wystawiania faktur z załącznikiem, również musi złożyć stosowne zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym. Po jego realizacji nadal będzie możliwe wystawianie faktur w KSeF – bez załączników.

Jakie dane mogą znaleźć się w załączniku?

  • jest integralną częścią faktury (plik XML),
  • nie może być osobnym plikiem (np. PDF),
  • może zawierać wyłącznie dane podatkowe lub ściśle z nimi powiązane.

Niedozwolone są m.in.:

  • treści marketingowe,
  • umowy, protokoły odbioru, cenniki i inne dokumenty pozaksięgowe.

Naruszenie tych zasad może skutkować odebraniem prawa do wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF 2.0.Podsumowanie i przykłady praktyczne

  • Każda faktura musi zostać wysłana do KSeF
  • Bez wysyłki do KSeF faktura nie istnieje
  • Należy rozróżniać datę sprzedaży i datę wystawienia
  • KSeF nie sprawdza poprawności merytorycznej faktury – tylko ją przyjmuje
  • Odpowiedzialność za poprawność i terminowość faktur spoczywa na podatniku

Przykłady praktyczne:

  • Usługi krajowe – faktura dla polskiego kontrahenta: Spółka budowlana Bud-Pol świadczy usługę remontową dla spółki X w Warszawie. Faktura zostaje wystawiona w programie księgowym zintegrowanym z KSeF, otrzymuje unikalny numer KSeF i jest automatycznie dostępna w systemie zarówno dla wystawcy, jak i nabywcy.
  • WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów: Firma AgroTech Polska wysyła ciągniki rolnicze do kontrahenta w Niemczech (VAT DE). Faktura jest wystawiona w KSeF, pobrana jako PDF/XML i wysłana niemieckiemu klientowi. Przy przekazaniu poza KSeF obowiązkowe oznaczenie faktury kodem QR.
  • Eksport usług: Polska spółka świadczy usługę programistyczną dla firmy z USA. Faktura ustrukturyzowana w KSeF zawiera oznaczenie „NP”, pobrana jako PDF i wysłana klientowi. Kod QR obowiązkowy przy przekazaniu poza KSeF.
  • WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów: Polska spółka kupuje części z Francji. Dostawca francuski wystawia fakturę w PDF, polski podatnik ujmuje ją w rejestrach VAT poza KSeF.

Dziękujemy za uwagę! 😊


zapytaj@srw.pl / 661 614 615
ul. Karola Miarki 20, 43-190 Mikołów